Бизнес Процессы Юридический Блок

Бизнес-процессы: примеры и описание

Итак, мы уже рассмотрели, что собой представляют бизнес-процессы, примеры их в реальной жизни. Сейчас давайте пройдёмся по технической документации, которая должна быть, если нам нужно точное и четкое описание. Итак, первоначально хочется уделить внимание карте бизнес-процесса. Она является графическим представлением, выполненным как блок-схема. При этом необходимо позаботиться о том, чтобы для каждого участника был отведён свой отдельный столбец. В строки заносят временные интервалы. Полностью оформленная карта позволяет проверить, была ли синхронизирована операция.

Также можно проследить и то, проходит ли и как информация между разными подразделениями компании. Для получения наилучшего эффекта следует поставить несколько вопросов. Кто совершает эту операцию? Зачем её необходимо выполнять? Что она собой представляет? Когда нужно проводить операцию? Где она осуществляется? При улучшении осуществляемых процессов следует ёще поинтересоваться, можно ли её совершенствовать.

Блок «Психология продаж» Вопросы эффективного построения и управления своим бизнесом занимают достойное место в повестке дня партнеров наряду с работой по клиентским поручениям

будут различать ключевые стадии технологии продаж и психологии продаж и, особенно, основные психологические паттерны взаимодействия при продажах и эффективные каналы коммуникации с клиентом при продажах;

Эволюция в сознании сотрудников фирмы всех уровней (партнеров, юристов и административного персонала, задействованного в процессе) должна выражаться в принятии следующей новой парадигмы, которая и является базисом эффективной системы продаж:

Схема бизнес-процесса

Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.

Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) – это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.

Алгоритм построения схемы бизнес-процесса

Каждая компания и каждый бизнес, имеет свои функциональные процессы. Касается это не только фирмы в целом, а и определенных внутренних механизмов. Например, отдел продаж, логистика, бухгалтерия и так далее. Каждому из элементов, присуща своя схема бизнес-процесса. В данной статье, будет рассмотрена основная, свойственная большинству проектов.

Каждое действие, имеет начало и конец, но между этими двумя этапами, существует целая система обработки заказа, расчета стоимости или консультации. Построение подобной системы, может начинаться с точки «А», то что имеем, а заканчиваться точкой «Б», это то, что хотим получить. При таком подходе, легче выстроить внутренние этапы.
Примеры границ процесса, начало и конец:

Бизнес Процессы Юридический Блок

Задача косалась процедуры входящих документов. Там есть проблема с контролем (как выяснилось из-за ошибки в ПО ДИРЕКТУМ), которую нужно было найти, определить, обосновать руководству и поставить задачу программистам. Вот под эту конкретную задачу и понадобилось написать схему.

Они так любят свои художества, что за этой влюбленностью не замечают их бесполезность. Им до ламочки тот факт, что эти схемы не позволяют контролировать результаты, собирать информацию или добиваться повышения качества продукции. Им просто нравится умничать и казаться умными. Причем учитывая уровень управленческих компетенций в нашей стране, им это часто удается.

Правовой блок

Федеральным законом от 06.12.2011 №409-ФЗ «О внесении изменений в отдельные акты Российской Федерации» (далее – Федеральный закон №409-ФЗ вступлением в силу с 07.12.2011) были внесены некоторые изменения в диспозиции статей 16 главы КоАП РФ. В связи с изменениями административного законодательства, появился ряд проблем материального характера, возникающих при осуществлении производства по делам об административных правонарушениях.

Исходя из содержания статьи 80 Таможенного кодекса Таможенного союза (ТК ТС), основания для возникновения у участников таможенных правоотношений обязанности по уплате таможенных пошлин, налогов могут быть классифицированы на 2 основные группы.

Бизнес процесс

1. Инвентаризация процессов. Все, что делается в компании больше 8-10 раз в месяц – это уже полноценный процесс, который важно внести в общую структуру. С момента установки информационной системы можно совершать регистрацию событий и всех проходящих документов. Уже через 1-2 недели можно увидеть повторяющиеся циклы и их частоту. Останется отобрать наиболее важные из них и создать более совершенную структуру.

2. Избавиться от неопределенностей в методологии. Здесь важно определиться с правилами описания бизнес-процессов. Часто они оговариваются в так называемых Соглашениях по моделированию. Благодаря документу, можно учесть взаимосвязь всех моделей, закрепить применяемые нотации, правильно указывать именования объектов и так далее. После появления документа важно держать его исполнение под контролем.

Минимизация юридических рисков для бизнеса

Для минимизации указанных негативных факторов рекомендуется разработать и утвердить в компании необходимые стандарты, регламенты и рабочие инструкции. Их количество должно быть разумным, но при этом охватывать все ключевые направления работы. Представляется обязательным формализовать процессы, связанные с договорной работой, претензионной и судебной работой, мониторингом нормотворческой деятельности и законодательства, управлением регуляторными рисками, корпоративным управлением, организацией и проведением сделок. Целесообразность формализации иных процессов определяется внутренней потребностью и характером возложенных на юридические подразделения функций.

Интересное:  Сколько стоит прохождение медкомиссии на работу

Не менее важным элементом правовой безопасности, позволяющим создавать дополнительные возможности для развития бизнеса, является организация так называемых «проектных офисов». Проектные офисы представляют собой кросс-функциональные рабочие группы под руководством и/или при определяющем участии юристов самой высокой квалификации. Участники проектных офисов разрабатывают принципиально новые решения и формы организации деятельности компании на стыках право – финансы, право – коммерция, право – техническое развитие и т. п., учитывая различные синергетические эффекты, возможности новых рынков, международный опыт и прочие факторы.

Бизнес Процессы Юридический Блок

Текущие задачи государственного управления наукой и инновациями в рамках формирования НИС определены в основных положениях Программы социально-экономического развития Республики Беларусь на 2006-2010 годы [19]:

Ядром всей инновационной сферы является производственное предприятие. Его технологический уровень, конкурентоспособность продукции (и по функциональному совершенству и по цене), эффективность производства, позиции на рынке, стабильное финансовое положение определяют устойчивый и возрастающий спрос на знания, на новые технологии, продукты, методы и системы управления.

Бизнес Процессы Юридический Блок

В случае если компания является публичным эмитентом иностранных ценных бумаг, размещаемых на международных торговых площадках, функция, связанная с контролем за соблюдением такими компаниями требований иностранного законодательства (compliance), также должна быть передана в правовой блок. Кроме того, необходимо учитывать, что в настоящее время создается общегосударственная система по борьбе с коррупцией, в связи с чем внедрение в компании функции антикоррупционного compliance представляется крайне актуальным. Для ряда публичных компаний наличие функции антикоррупционного compliance является обязательным (в целях соответствия требованиям FCPA).

Также одной из важнейших задач переходного периода является создание внутренней инфраструктуры, позволяющей юристам принимать самое непосредственное участие в стратегическом управлении компанией и в решениях по ключевым вопросам и проектам. Практика показывает, что создание межфункционального комитета по правовым вопросам, возглавляемого руководителем правового блока и состоящего из руководителей различных функциональных направлений (бизнес, техника, финансы и т. д.) позволяет весьма эффективно и оперативно решать самый широкий круг вопросов, так или иначе связанных с юридической функцией. Также необходимо введение представителей юридических подразделений в состав аналогичных комитетов других функциональных блоков. Кроме того, необходимо введение руководителя правового блока в состав коллегиальных исполнительных (правление) и совещательных органов компании (различные управляющие комитеты и т. д.).

Как открыть юридическую фирму с нуля

  • Рабочая мебель из расчета на 2-3 сотрудников – столы и стулья, шкафы, тумбы, стеллажи и полки для хранения документации;
  • Мебель для посетителей – стулья, вешалка, журнальный стол;
  • Сейф для особых документов и печати;
  • Компьютеры с программным обеспечением и выходом в интернет. Также потребуются профильные программы и офисная оргтехника;
  • Телефоны, в том числе, стационарный;
  • Специализированная литература – учебники, кодексы, статьи.

Стандартное обслуживание юридической фирмой физических лиц по общим вопросам имеет свои плюсы и минусы. Юридический брак и связанные с ним вопросы, сопровождение сделок с недвижимостью, правовые проблемы и прочие услуги всегда имеют спрос.

Схема 1 – Совокупность блоков бизнес-процессов компании

Анализ динамики продаж кожаной обуви без учёта инфляции позволяет установить, что падение рынка в 2009 году, оказалось, по величине сравнимо с ростом в 2008 г. Реальные темпы прироста отрицательные в отличие от прироста в фактических ценах. Однако уже в 2010г. наблюдался небольшой рост в 2,1%. В первом полугодии 2011г. рост данного показателя по сравнению с сопоставимым периодом в 2010г. составил 5,7%.

Оценочный срок окупаемости среднего обувного магазина составляет сегодня, в лучшем случае, от года до полутора лет, причем этот показатель имеет стабильную тенденцию увеличиваться за счет перманентного роста арендных платежей и затрат на маркетинг, а также явного обострения ценовой конкуренции. По сути, обувная розница требует от предпринимателей умения совмещать навыки экономиста и удачливость предсказателя. По мнению экспертов, этот бизнес до сих пор демонстрирует довольно высокую рентабельность. У сетей, владеющих собственным производством, этот показатель находится на уровне 60%. Продажи дешевой китайской обуви дают до 70%, недорогой российской — 30%.

Организация структуры и управление юридической фирмой

  • Биллинг и учет рабочего времени
  • Управление проектами (делами) Клиентов
  • Электронный документооборот и делопроизводство по делам Клиентов
  • Согласования документов и действий с Клиентами
  • CRM, продажи, управление клиентской базой
  • Поиск и привлечение Клиентов
  • Задачи, поручения, встречи, почта
  • Ведение юридических дел клиентов (директора, юр. адреса, участники, аффилированность)
  1. Неправильное управление финансовыми ресурсами
    Ошибочно начинать юридический бизнес на заемные средства. Чтобы избежать неплатежеспособности, следует предварительно просчитать свои финансовые возможности и возвратность вложений. Будет хорошо, если учредители юридической компании будут надеяться только на собственные силы и средства. Второй ошибкой является применение денежных средств не по назначению, что обусловлено отсутствием системы планирования и управления финансовыми ресурсами. Полученные гонорары от Клиентов следует безошибочно распределять между затратами на текущие нужды и будущими инвестициями, под которыми понимаются, например, расходы на маркетинг (рекламу), на повышение профессионализма персонала либо на автоматизацию и ИТ-инфраструктуру.
  2. Неспособность распределить обязанности между партнерами, юристами и ассистентами
    При создании юридической фирмы зачастую возникает проблема отсутствия ясного распределения обязанностей между коллегами. Как результат, сотрудники могут заниматься одной и той же работой, либо, наоборот, какие-то определённые направления юридической фирмы не получают должного внимания. Для предотвращения подобной ситуации, оговаривайте всё заранее. Кроме того, необходимо максимально развивать внутренний аутсорсинг, когда определенная часть функций и обязанностей, несвойственных юристу как эксперту, перераспределяются между ним и клиентскими менеджерами, секретарями, ассистентами/младшими юристами, курьерами и т.д.
  3. Принимать в работу заведомо невыполнимые дела Клиентов
    Корректное построение отношений с Клиентом требует верных действий. Многие юристы не могут ответить отказом Клиенту, даже если они наверняка знают, что не справятся с этим делом. Иногда это обусловлено желанием руководства получить предоплату за услуги «во что бы то ни стало». В результате у Клиента наступает разочарование компанией в силу его нереализованных ожиданий. Поэтому, чтобы не получалось противоречивых ситуаций, не вводите в заблуждение Клиента.
  4. Не проводится сегментация клиентов, работаем «со всеми подряд»
    В любой юридической компании в том или ином виде (автоматизированном или полу ручном) должна быть внедрена CRM — система работы с клиентами. Руководитель, партнер фирмы должен четко понимать:
    • как ведется взаимодействие с Клиентами – сколько было контактов и какова их результативность (конверсия) в продажи
    • какие категории (портреты) Клиентов обращаются в компанию чаще всего, за какими услугами, какова доля выручки по разным категориям (группам) Клиентов и услугам
    • источники обращения клиентов в юридическую компанию, частота/сезонность оплат Клиентов, причины отказа Клиентов от предложений компании и т.п.

    Если этого не сделать, то в результате мы будем работать с «посредственными» клиентами, а в худшем случае – начнем работать с «плохими» клиентами – неплатежеспособными и необязательными юридическими и физическими лицами. Старайтесь оградить себя от них, заключайте договоры с указанием тарифов. В обязательном порядке необходимо вести реестр таких клиентов, как-то выделяя их в общей клиентской базе. При первом же их появлении следует вежливо «указывать им на дверь». Например: «Извините, мы не занимаемся такими делами». Оборотной стороной недостаточной клиентской работы в юридической фирме является отсутствие особых подходов к привилегированным, «элитным» Клиентам. Это вовсе не означает, что нужно пренебрежительно относиться к другим Клиентам, это будет негативно сказываться на репутации Вашей фирмы. Однако правило Парето работает и здесь – повышенная забота о небольшой по численности группе состоятельных Клиентов может дать максимальный финансовый результат.

  5. Плохое, несистемное управление своим рабочим временем
    Время профессиональных юристов – самый ценный и главный ресурс юридической компании. Однако большинство юристов, к сожалению, не могут распоряжаться своим временем целиком и полностью. Множество вещей отвлекает нас каждый день – от звонков и писем до вопросов помощников и неожиданных визитов друзей-юристов. Обычно юристу приходится вставать на реакционный путь в отношениях с окружающим миром. Но цена этого подхода высока. Если не контролировать свое время, то потери из-за такого «хаоса» оцениваются в 10-30% от времени, которое можно продать клиентам. Решение очень простое: лучше планируйте свой рабочий день. Закладывайте время на звонки, ответы на письма, общение с коллегами. Просите ваших помощников не беспокоить вас в какие-то часы, например, с 9 до 10 утра каждый день. Помните, что если вы всегда доступны, то это приводит к тому, что помощники начинают меньше думать самостоятельно. Просите помощников собирать их вопросы в группы и по возможности готовить не только вопросы, но и варианты ответов на них. Следующая вещь, о которой нельзя забывать – это регулярный, контролируемый учет рабочего времени в разрезе выполняемых работ, Клиентов и их проектов. Причем вне зависимости от того, используете ли Вы в отношениях со своими Клиентами почасовую или фиксированную оплату, учет рабочего времени поможет Вам дополнительно дисциплинировать сотрудников, пробудить в них рефлексию относительно потраченного времени, стимулируя не тратить время бесцельно. Кроме того, эта мера позволит Вам понять истинные трудозатраты, а значит и себестоимость выполняемых работ, а в сочетании с используемыми тарифами, общей рыночной ситуацией и конкурентной средой, а также расходами на привлечение Клиента по этой услуге, оценить ее востребованность и эффективность. На этапе выстраивания системы управления временем можно рекомендовать книги и тренинги по управлению временем. Например, из книг-бестселлеров по этой теме следует отметить «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена и «Формула времени» Глеба Архангельского.
  6. Рабочий процесс слабо автоматизирован (не автоматизирован вообще)
    Как известно, юрист – это прежде всего правовой эксперт. Однако современный юрист юридической фирмы в той или иной степени должен выполнять еще и роли бизнес-аналитика, риск-менеджера, клиентского менеджера. При таком расширении компетенции юриста архиважное значение приобретает автоматизация выполнения типовых, рутинных функций юриста. Это может быть подготовка шаблонных документов, планирование судебных встреч, задач по проекту, составление отчетов/реестров, информирование Клиентов и многое другое. В сочетании с выполнением условия № 2 , автоматизация рабочего места юриста в юридической компании способна разгрузить его от непрофильных функций и сосредоточить на максимально результативной и продуктивной работе по делу (проекту) Клиента.
  7. Отсутствие маркетинговой политики и продажи услуг через юристов
    Не последнее место при создании и в работе юридической компании должна занимать разработанная политика (стандарты) в области маркетинга (рекламы), продаж и PR. Необходимо понимать, как (через какие источники) мы привлекаем новых Клиентов, какие ресурсы (людей деньги) направляем на их поиск и привлечение, как формируем предложения действующим клиентам, как должен идти процесс продаж наших услуг, будь то исходящие обзвоны или прием входящих звонков. Большой ошибкой является «сбрасывание» на юриста функций клиентского менеджера, телефонного консультанта, продавца услуг и т.д. (см. ошибка № 2 ). Для цели продаж в юридической компании должен быть отдельный сотрудник. Значение PR также сложно переоценить. Надо участвовать в новостном фоне, имиджевых мероприятиях, дискуссиях на злободневные темы, быть хорошим ньюсмейкером. Одним словом, стараться самим генерировать новостные и информационные поводы. Это позволит Вам увеличить число контактов с Вашими Клиентами, а также повысит Вашу репутацию в их глазах.
  8. Отсутствие узкой специализации, практикуем во всех областях права.
    Если Ваша юридическая компания образована недавно, то следует изначально подумать о специализации в определённой сфере права. Попытка охватить весь спектр юридических услуг рано или поздно негативно скажется и на качестве этих услуг, и на репутации фирмы. Так как рынок юридических услуг давно сложился и существует огромная конкуренция между юридическими фирмами, то при создании юридического бизнеса постарайтесь оказывать другие услуги, нежели чем те, которые оказывают Ваши многочисленные конкуренты. В противном случае, во-первых, доходы от таких услуг не окупят затраты на привлечение Клиентов по популярным тематикам (типа рег. действий и общеправового абонентского обслуживания), во вторых, будет страдать качество услуг, так как современный юрист не может одинаково хорошо разбираться и в семейном праве, и в тонкостях антимонопольного регулирования. Это же утверждение применимо и для давно существующей фирмы, следует обобщить накопленный опыт оказания Клиентам различных услуг и выделить из них, во-первых, приносящие максимальную финансовую отдачу по принципу «затраты-результат», во-вторых, те услуги, в которых Ваша компетенция неоспорима, на которых Вы «набили руку».
  9. Не оптимизирован бумажный документооборот
    Юристы обычно создают и распечатывают большое количество документов по клиентским делам. В этой связи также можно рекомендовать руководству юридических фирм стараться возмещать траты на подготовку печатных документов. Эти расходы наряду с командировочными и представительскими затратами следует включать Клиенту в счета для компенсации (разумеется, при согласовании с Клиентом такого подхода). Помимо этого, необходимо стараться уходить от полностью бумажного документооборота, заменять или по крайней мере дублировать его электронным. Это позволит снизить транзакционные издержки на поиск документов и снизить затраты (курьеры, канцтовары, секретари).
  10. Непрозрачная структура юридической фирмы и несистемная работа с кадрами
    Немаловажен вопрос правильного подбора персонала, его адаптации, мотивации, профессионального развития и встраивания в корпоративную культуру юридической фирмы. Для юриста юридической компании важны такие качества, как:
    • Умение мыслить категориями бизнеса Клиента
    • Навыки риск-менеджмента и умение предварительно оценивать правовые риски
    • Развитые коммуникативные навыки
    • Положительная личная и профессиональная репутация
    • Умение оптимизировать и автоматизировать свою работу
    • Мобильность и гибкость в принятии решений
    • Уверенное владение английским языком

    Требуется предоставлять юристам возможности профессионального роста, расширения горизонтов их знаний и оттачивания практических навыков, которые могут пригодиться в работе, за счет юридической компании, но в согласовании с целеполаганием сотрудника и обусловленные производственной необходимости. Т.е., если сотрудник не обладает требуемыми знаниями и навыками, не желает их приобретать, а компании это крайне нужно, скорее всего, такому юристу должно быть указано на дверь.

РекламаОбъявлены докладчики юридического блока конференции Forbes

Докладчики правового блока конференции: Юрий Рудюк, Партнер Юридической Фирмы Van Bael & Bellis, Брюссель, Бельгия; Наталия Микольская, Советник юридической фирмы «Саенко Харенко»; Максим Лавринович, Управляющий Партнер Юридической Фирмы «Лавринович и Партнеры»; Анна Лазуренко, Глава юридического департамента Louis Dreyfus Commodities Ukraine.

Доклад Юрия Рудюка будет посвящен эффективным методам защиты интересов в торговых расследованиях для сохранения украинскими производителями позиций на основных экспортных рынках. Наталья Микольская расскажет, почему для устранения торговых барьеров на экспортных рынках необходима слаженная работа команды, состоящей из торговых дипломатов, представителей заинтересованной индустрии и юридических советников. Максим Лавринович и Анна Лазуренко предложат найти решения для расширения экспорта зерновых культур, в связи с лишением права на возмещение НДС.

Бизнес процесс

В результате тщательного и всестороннего анализа часто можно обнаружить обширные области совершенствования бизнес-процессов посредством их упрощения. Так, скорость и качество протекания определенного бизнес-процесса можно увеличить, если параллельно выполнять те виды деятельности, которые ранее выполнялись последовательно, либо обобщить и систематизировать наиболее важную информацию (собираемую в критических точках протекания бизнес-процесса).

Из всего этого следует, что, например, делать основной упор на систему управления бизнес-процессами для компании, в которой преобладает проектная деятельность или задачи – не имеет смысла. Так как в данном случае процессная система будет управлять тем, чего в компании почти нет, или тем, что слабо влияет на качество конечного продукта(ов). И наоборот, бессмысленно внедрять системы управления проектами в «процессной» компании: это приведет к увеличению затрат и внесет в деятельность еще больше проблем и сложностей.

Бизнес-процессы при построении Отдела продаж

Автоматизация бизнес-процессов — автоматическое формирование следующего действия после определенных изменений, внесенного в процесс внутренними источниками (постановка задачи, отправка КП и т.д.) и внешними источниками (входящий звонок, входящее сообщение с сайта и т.д.)

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. В качестве графического описания деятельности применяются блок-схемы бизнес-процессов.

Ссылка на основную публикацию