График отпусков когда должен быть составлен

График отпусков когда должен быть составлен на 2019 году

Как правило, в графике устанавливается прямой порядок чередования работников по сменам (отработав первую смену, работник после отдыха включается во вторую, в третью и т.д.) или обратный (отработав первую смену, работник после отдыха включается в третью, затем во вторую и т.д.). В организациях с непрерывным производственным процессом может применяться график сменности для четырех смен (три смены работают сутки, а четвертая отдыхает).

Важно! Не является сменной работой такой режим, когда один работник (группа работников) выполняет свои обязанности на протяжении одного дня, не сменяясь другими (например, сутки через трое или два дня через два). В данном случае рабочие дни и их продолжительность, как правило, также регламентируются графиками, однако порядка ознакомления с ними в отличие от сменных не установлено.

График отпусков на 2019 год нужно составить не позднее 15 декабря 2019 года

Заполненный график отпусков на 2019 года заверяется подписью начальника кадровой службы. Если такой должности нет – заверить график может любой другой уполномоченный сотрудник, допустим, главный бухгалтер. После этого график утверждается директором организации или ИП-работодателем. С этого момента график отпусков обязателен и для работодателя, и для работников. Поэтому их следует ознакомить с графиком отпусков под роспись.

Не позднее 15 декабря 2019 года следует утвердить график отпусков на 2019 год. Этого требует статья 123 Трудового кодекса РФ (16 и 17 декабря – это суббота и воскресенье). В графике нужно прописать время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на 2019 год. На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1 – 6.

Утверждение графика отпусков

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя.

НА № 6‘2004Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Составление графика отпусков: требования и рекомендации

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Интересное:  Куда обратиться чтобы признали дом аварийным

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

Когда должен быть составлен график отпусков

Формулировка части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ «обязателен как для работодателя, так и для работника» дала повод для дискуссий, о том, что график отпусков становится обязательным и для одной, и для другой стороны трудовых отношений только с момента утверждения, а следовательно, есть основания считать, что график может и не утверждаться. Однако законодатели ввели эту норму не для того, чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков в организации, а для усиления его значимости — чтобы подчеркнуть для особо нерадивых работодателей и бесконечно оспаривающих время ухода в отпуск работников, что коль график утвержден, то, и сроки, и очередность, указанные в нем, являются обязательными для тех и других. Ответ на вопрос — «Должен ли утверждаться в организации график отпусков?» (заметьте, это другая постановка вопроса), — содержится в части первой статьи 123 ТК РФ, в которой сказано, что «очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков» и ни в каком ином порядке. Сформулировав это правило императивно, законодатели могли и не включать норму об обязательности графика для работодателей и работников — ведь не используется же такая формулировка в отношении правил внутреннего трудового распорядка, графиков сменности и иных локальных нормативных актов, тем не менее обязательных к исполнению сторонами.

Заполненный график отпусков на 2019 года заверяется подписью начальника кадровой службы. Если такой должности нет – заверить график может любой другой уполномоченный сотрудник, допустим, главный бухгалтер. После этого график утверждается директором организации или ИП-работодателем. С этого момента график отпусков обязателен и для работодателя, и для работников. Поэтому их следует ознакомить с графиком отпусков под роспись.

В отпуск — по графику, или для чего нужен график отпусков

  • Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
  • Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.

Составление графика отпусков: требования закона, правила и практические советы

Унифицированная форма графика отпусков создавалась с учетом требований КЗоТ и, соответственно, имеет шаблон грифа согласования с профсоюзом. Сейчас Трудовой кодекс не требует согласовывать график отпусков с профсоюзной организацией. Но если профсоюз на предприятии существует, то согласование графика с председателем профсоюзного органа производится. Если же профсоюза нет, то это указывается в шаблоне.

Интересное:  Узнать по инн и кпп организацию

Для небольших предприятий привычным является предварительный опрос работников о времени отпуска, который проводят сотрудники отдела кадров или руководители структурных подразделений. Чтобы избежать лишних проблем и разночтений в пожеланиях работников, инспекторы по труду рекомендуют не просто проводить опрос работников, а оформлять его результат официально, с подписью самого работника, которая будет подтверждать, что он не возражает против конкретного времени отпуска, которое ему предложено. После сбора данных о пожеланиях сотрудников, нужно взять образец составления графика отпусков (образец можно скачать по ссылке) и создать проект документа, который еще раз придется согласовать с руководителями структурных подразделений.

Как утверждается график отпусков по ТК РФ

  • Отсутствие графика как такового, то есть предоставление времени отдыха исключительно по заявлению работников без составления и утверждения графика отпусков (утвержденный график отпусков — обязательный документ в любой организации).
  • Нарушение сроков утверждения графика (позднее чем за 2 недели до начала календарного года, в противоречие ст. 123 ТК РФ).
  • Несвоевременное извещение о начале отпуска и невыплата (просрочка выплаты) отпускных (в случае пропуска срока уведомления о начале отпуска или невыплате отпускных руководитель обязан перенести время отдыха работника по его заявлению на другой период, как того требует ст. 124 ТК РФ).
  • Игнорирование требования ч. 1 ст. 125 ТК РФ, согласно которой при дроблении отпуска хотя бы одна его часть не может быть менее 14 дней.
  • Отсутствие при составлении графика учета пожеланий работников, а также несоблюдение прав некоторых категорий сотрудников, обладающих преференциями в виде возможности выбора любого времени отпуска и т. д.
  • Второй способ предварительной подготовки заключается в проведении бесед со всеми сотрудниками компании. Наибольшую актуальность такой подход приобретает в организациях с небольшим количеством персонала. В том случае, если фирма включает в себя структурные подразделения, первому руководителю нецелесообразно перекладывать на себя задачу выяснения и учета пожеланий сотрудников — оптимальным вариантом будет возложить это на начальников структурных единиц. Дополнительные опросы могут проводить и работники кадровой службы, но полностью исключать начальников подразделений из процедуры составления графика отпусков нелогично, поскольку именно они отвечают за четкую организацию деятельности вверенного им отдела.
  • Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец

    Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

    Каким образом планируются отпуска совместителей? Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

    Интересное:  Сроки выплаты дивидендов в 2019 году

    Как составлять график отпусков — возможные ошибки и их решение

    1. Нарушены сроки составления документа.
    2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
    3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
    4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
    5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
    6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

    Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

    Как правильно составить график отпусков в 2019 году

    В графике указываются лишь ежегодные основные и обязательные дополнительные отпуска Когда у субъекта имеется неиспользованный отпуск за предшествующий год, допустимо приплюсовать и его. Все прочие виды отпусков не отображаются Отпуск возможно делить на части По согласованию сторон Надобно учитывать пожелания сотрудников Обладающих правом на получение отпуска в удобное время Надлежит учитывать взаимозаменяемость сотрудников И производственные потребности в течение года Для создания графика не обязательно применять унифицированную форму Можно разработать собственную форму, утвердив ее соответствующим приказом

    В законе тоже отсутствует прямое указание на обязанность работодателя ознакомить работников с графиком, достаточно своевременно утвердить график и известить каждого сотрудника об очередности отпусков не позже чем за две недели до начала отпуска (ст.123 ТК).

    График отпусков когда должен быть составлен

    Если инструкцией по кадровому делопроизводству или иными локальными нормативными актами не предусмотрены сроки, когда работники отдела кадров должны приступить к составлению графика отпусков, об этом им может напомнить руководитель организации. Следует отметить, что специального распорядительного акта, предписывающего приступить к разработке графика, не требуется. Однако, поскольку чаще всего на своевременные просьбы начальника отдела кадров представить свои соображения руководители структурных подразделений реагируют вяло, а затем в авральном порядке просто ставят своих подчиненных перед фактом «ты идешь в отпуск в ноябре», вмешательство первого лица организации или его заместителя можно назвать целесообразным. Опять же нужно исходить из того, что издание такого акта имеет смысл в тех организациях, где не отработаны информационные связи между кадровой службой и структурными подразделениями или взаимодействие между ними осуществляется только при приеме или увольнении работников.

    Кроме работников, имеющих льготы в отношении времени ухода в отпуск, необходимо учесть и требования статьи 286 Трудового кодекса РФ, которой установлено, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы и попросить работника представить соответствующее подтверждение.

    Ссылка на основную публикацию