Как вшить правильно вкладыш в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Трудовые книжки – одни из самых важных документов граждан Российской Федерации. Как и любой другой документ, трудовая рассчитана на максимально возможный объем информации, однако довольно часто происходит так, что всего бланка не хватает. Поэтому трудовым законодательством предусмотрен специальный вкладыш. Этот вкладыш является полноценным документом, но без трудовой не признается действительным. Поэтому нужно знать точно, как подшивается вкладыш в трудовую книжку.

  • после завершения пустых строк и колонок в разделе сведений о работе вместо того, чтобы оформить вкладыш, продолжают вносить данные в раздел, который посвящен награждениям, не считая это ошибкой, хотя все наоборот>
  • вклеивают простой белый лист бумаги в конце трудовой или после окончания раздела сведений о работе/награждениях>
  • подшивание вкладыша в трудовую книжку часто заменяется простым вшиванием пустых незаполненных листов из старых трудовых.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

При активной трудовой жизни работник имеет возможность множество раз увольняться и устраиваться на работу. Эти действия в обязательном порядке фиксируются. Однако вполне возможна ситуация, когда записей настолько много, что свободного места не хватает.

Закон предусматривает возможность добавления специального вкладыша. Он является документом строгой отчётности. Если всё оформить правильно, то в трудовой книжке появится дополнительное место, куда можно вносить новые записи о приёме на работу или увольнении.

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку

Многие вопросы, связанные с трудовыми книжками, к сожалению, законодатель не регламентирует. Это большая головная боль, как для сотрудников отдела кадров, так и для работодателей. Многие вопросы не освещены ни в Трудовом кодексе, ни в инструкциях для кадровиков, ни в правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Несмотря на то, что ранее мы сказали о том, что ни один нормативно правовой акт не дает разъяснения по поводу того, как именно стоит производить процедуру вшивания бланка, некоторый из актов в трудовой сфере законодательства все же говорит о том, как поступать в ситуации, если листы в трудовой просто на просто закончились.

Интересное:  Санкция по ст 228 ч3

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о трудовом стаже работника. Как заполняется трудовая книжка, кто вносит записи и в какой последовательности — читайте в нашей статье и смотрите образцы записей.

Доверенность на получение трудовой книжки — это документ, которым владелец бланка делегирует свое право другому лицу. В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, при увольнении в последний день работы работодатель обязан не только произвести с работником полный расчет, но и выдать ему основной документ, содержащий сведения о работе — трудовую книжку. Но иногда сделать это по различным причинам не представляется возможным: человек, например, может отсутствовать в этот день на работе, работать на удаленном объекте или просто забыть зайти в отдел кадров. В таких случаях уже бывшие сотрудники часто обращаются к кадровикам с вопросом, можно ли забрать трудовую книжку по доверенности другому лицу, родственнику или просто знакомому.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец

Образец штампа также не предусмотрен нормативными документами. Поэтому вокруг этого вопроса множество споров. Некоторые специалисты кадровых служб утверждают, что это должен быть именно оттиск, другие утверждают, что можно делать запись от руки и заверять печатью предприятия. Поэтому все же рекомендуется приобрести штамп, который можно найти практически в любом магазине канцтоваров или заказать у организации, занимающейся изготовлением печатей или предоставляющей полиграфические услуги.

Можно ли использовать что-то другое вместо вкладыша? На этот вопрос можно однозначно ответить – нет. Не допускается использовать новую трудовую книжку. Согласно статье 66 Трудового кодекса, у физического лица может быть только одна трудовая книжка. Факт наличия второй трудовой книжки может расцениваться как подделка документов. Хотя последнее время такое встречается достаточно часто.

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой;
  • вкладыш разворачивается посредине;
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке;
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки);
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.
Интересное:  Приставы имеют право задержать по психическом райстрову человека статья

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку правильно, законодательство не определяет. Поэтому подшить вкладыш можно по традиционным правилам кадрового делопроизводства или руководствуясь рекомендациями ГОСТа Р 7.0.8-2013, посвященного делопроизводству и архивному делу.

  1. Внесение сведений о работе сотрудника в другие разделы трудовой книжки.
  2. Приклеивание вкладыша к трудовой.
  3. Использование вместо вкладыша в трудовую обыкновенных белых листов.
  4. Использование вместо вкладыша пустых незаполненных листов из бланков трудовых книжек.
  5. Выполнение надписи на трудовой о том, что выдан вкладыш к ней, от руки, а не проставление штампа.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Любой кадровый работник знает, что вкладыш в трудовую – это отчетный документ. Поэтому приобретать его следует только у тех компаний, которые заключили договор с предприятием «Гознак». Фирма, занимающаяся распространением вкладышей и трудовых, обязана иметь лицензию, а также сертификат, которые подтверждают полномочия на продажу.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Правила ведения и хранения трудовых книжек не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». На практике такой штамп чаще всего ставится на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07­564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов ­Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую ­книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное ­правонарушение в сфере трудовых отношений.

Интересное:  Сколько дают сейчас за второго ребенка

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш — единственный способ продолжить ведение трудовой книжки. Вы не можете использовать новую книжку, чтобы продолжить предыдущую. Нельзя вклеивать в нее дополнительные листы, переименовывать раздел «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе». Это же правило касается ситуаций, когда книга и дополнительные бланки к ней заполнены.

Правила и инструкции по заполнению документов констатируют, что использовать вкладыш без трудовой невозможно. Он не имеет юридической силы. Его не примет работодатель или ПФР. В трудовом кодексе указано, что руководитель или кадровый специалист не могут принимать на работу, увольнять, делать записи в личных документах, если сотрудник принес только вкладыш без книжки.

Вопрос: Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку? Где в трудовой книжке делается запись — выдан вкладыш? (журнал — Актуальная бухгалтерия, N 9, сентябрь 2019 г

Формы указанных книг утверждает Министерство труда и социальной защиты РФ. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка*(6). В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

В соответствии с пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*(1) в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер*(2). В данной норме отсутствует указание на место, в которое следует поставить такой штамп. Ничего по этому вопросу не сказано и в Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3).

Ссылка на основную публикацию