Факсимиле подписи на документах юридическая сила

Где можно ставить факсимильную подпись

Важным этапом делопроизводства является заключение договора уполномоченными лицами. Подпись является неотъемлемым реквизитом, без которой ни один документ не имеет юридической силы. Право скреплять подписью важные документы в пределах своей компетенции имеют ответственные должностные лица: руководитель компании или его заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений. Но при нормированном рабочем графике (руководители могут проводить деловые встречи или переговоры в другом городе и даже в другой стране), и для упрощения документооборота на многих фирмах практикуется использование «специальных печатей».

Факсимиле – это воспроизведение подписи с помощью механического устройства или печати. В законодательстве нет четкого понятия «факсимиле». Однако в ГК РФ допускается использование подписи, воспроизведенной при помощи средств копирования (механических, электронных и т. п.) в определенных законом случаях.

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен 15 .

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .

Факсимиле — что это? Печати и штампы

Как вы понимаете, порядок применения факсимиле довольно непростой, и имеет массу нюансов. Например, печати и штампы используются при оформлении любых договоров и, как правило, являются обязательным реквизитом многих финансовых документов. Чего не скажешь о клише подписи бухгалтера или руководителя — ведь таким образцом подписи вполне могут завладеть мошенники и совершить множество махинаций. Чтобы защитить должностных лиц от таких неприятностей, законодательство строго регламентирует порядок использования факсимиле. Что это и как можно использовать такое клише, мы в полной мере объяснили в данной статье. Возможно, в дальнейшем каждая отрасль издаст свои инструкции по поводу использования копии подписи.

Интересное:  Поддержка молодых семей в 2019

Тем не менее данная инстанция выразила свою четкую позицию и относительно использования факсимиле при подаче налоговой декларации. Суд считает, что оформление декларации при помощи факсимиле может привести к случаям подачи неправдивых данных. Сведения могут даже подаваться ненадлежащими лицами в таком случае. А вот что касается использования клише в деятельности налоговых органов, то Высший суд определил, что сотрудники налоговых инспекций не могут его использовать. То есть налоговикам делать себе образец факсимиле вообще бессмысленно, так как оно признано не будет. Причем в основной деятельности сотрудники налоговой инспекций тоже не могут пользоваться копией своего автографа. Поэтому все документы, которые будут подписаны таким способом, не могут быть признаны имеющими юридическую силу.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Факсимиле подписи на документах юридическая сила

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях, являются лишь некоторые конвенции, участницами которых выступает Республика Беларусь (Конвенция Организации Объединенных Наций от 31.03.1978 г. «О морской перевозке грузов», конвенция Организации Объединенных наций от 24.05.1980 г. «О международных смешанных перевозках грузов»). Следовательно, применение факсимиле при совершении сделок по большей части допускается лишь по соглашению сторон. Причем, нужно отметить, что такое соглашение должно определять не только саму возможность замены собственноручной подписи на ее аналог на тех или иных документах, но также и определять порядок применения факсимиле.

Юридическая сила факсимиле подписи

Однако прежде чем вооружиться штампом, заключите с контрагентами соглашение ( п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Действие документа распространится только на бумаги, которыми обмениваются между собой контрагенты. В соглашении можно указать, на какие именно.

Интересное:  Кто прямой наследник после смерти мужа

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

Факсимиле подписи на документах юридическая сила

В одном из рассматриваемых дел*(16) высшие судьи учли, что акты выполненных работ за спорный период были подписаны ответчиком способом, аналогичным тому, которым они подписывались на протяжении всего срока действия договора. Также доказательств того, что факсимильная подпись и оттиски печати со стороны заказчика были проставлены самим истцом, представлены не были. В связи с этим суд пришел к выводу, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи в силу сложившейся между ними обычной практики, а также о том, что фактическое оказание услуг подтверждено иными имеющимися в деле доказательствами.

Необоснованным является довод о том, что положениями Закона N 402-ФЗ*(3) об обязательных реквизитах первичного учетного документа не предъявляется требований собственноручной подписи, проставляемой на первичных документах. Сторонники данной позиции забывают, что закон в данном случае не дает прямого предписания или разрешения (указания на возможность) использовать факсимильную подпись.

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.

В каких документах можно использовать факсимиле, а в каких нет

Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью, или условие носящие аналогичный смысл. Или может быть заключен специальный договор или соглашения, которым будет определено использование факсимиле между лицами.

Интересное:  Образец расторжение договора аренды в одностороннем порядке

[box type=»download»] Важнейшим выводом, который стоит сделать для всех, кто желает применять факсимиле в договорах, что в случае их применения обязательно стоит прописать условия их применения в договоре или условия и порядок их применения в приложении к договору, либо другом договоре между лицами, имеющими общую юридическую силу на взаимодействие между данными лицами.[/box]

Факсимиле юридическая сила и законность факсимильных документов

При заключении всевозможных договоров (поставки товара, купли-продажи и т.д.) с контрагентами факсимиле может иметь юридическую силу, если юрист прописал это отдельным пунктом в договоре или составил специальный приказ о факсимильной подписи для этого соглашения. В противном случае суд просто не признает такой документ.

Использование факсимиле закон разрешает при определенных условиях. Гражданский кодекс РФ гласит, что ставить факсимиле можно в случаях, предусмотренных законом, другими правовыми актами (в том числе внутри самой компании), а также включать пункт про подпись-клише в деловое соглашение между партнерами.

В каких случаях можно использовать факсимиле

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

Документ без подписи и печати не имеет юридической силы

Дата регистрации: 15.01.2009Сообщений: 605 Re: юр. сила документа без печати суды решают эту проблему одинаково в соответствии с законом — предусмотрено в договоре — да, обязательно нужна печать, нет — не обязательно. По аналогии — если предусмотрено в законе. Каждый останется при своем мнении. А Вы, получается, ИП и у Вас есть печать? #15 IP/Host: 95.79.27.

Борисов или на бланке: Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор Личная подпись Н.А.
ФедоровЗАО «Партнер» При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директорапо научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И.

Ссылка на основную публикацию