Скачать журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

Журнал регистрации приказов по личному составу

  • О приеме работника (работников) на работу
  • О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
  • О переводе работника (работников) на другую работу
  • О совмещении должностей / профессий
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
  • Об изменении фамилии, имени, отчества работника
  • О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
  • и др.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Интересное:  Льготы по чернобылю коммунальной

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Согласно п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 N 558) ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Тем не менее, действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно о приеме на работу, отдельно о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.

  • Нумерации страниц.
  • Прошнуровки всего журнала насквозь.
  • Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
  • Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.

Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме

  • О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
  • О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
  • О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
  • Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
  • О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
  • Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
  • О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
  • О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  • Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
  • О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).
  • Номер записи. Каждой записи присваивается свой собственный номер.
  • Дата приказа.
  • Номер приказа по кадрам.
  • Вид приказа (приём сотрудника, его перемещение, увольнение и др.). Краткое содержание приказа (пункт назначения, срок направления в командировку и др.).
  • ФИО сотрудника или сотрудников, на которых был издан приказ.
  • Основание (номер письма или трудового договора, или дополнительного соглашения и др.).
Интересное:  Раздел квартиры по ипотеке при разводе

Журнал регистрации приказов (скачать)

Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов. К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.

Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале. Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.

Журнал регистрации приказов по личному составу

В журнале регистрации приказов по личному составу обязательно регистрируются все без исключения приказы по личному составу организации. Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (приказы по личному составу). Приказы по личному составу согласно ТК РФ доводятся до сведения работников под роспись.

Регистрация приказа (документа) в Журнале регистрации приказов по личному составу придает ему юридическую силу, поскольку регистрирует факт его написания либо получения. До момента фиксации в журнале приказ (распоряжение), не имеющий номера, юридически не существует.

Оформления и ведение журнала регистрации приказов по личному составу

  • о приеме на работу;
  • о совмещении;
  • о перемещении;
  • об увольнении;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о переводе на другую работу;
  • о повышении квалификации, об аттестации, присвоении чинов (званий);
  • о поощрении или награждении:
  • об изменении фамилии;
  • об оплате труда или премировании;
  • о выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска;
  • об отпуске без сохранения заработной платы или об отпуске по уходу за ребенком;
  • о дежурстве по основной деятельности по профилю;
  • о командировках;
  • и другие.
  • наименование организации. Оно, как правило, указывается в верхней строке лицевой стороны посередине;
  • дата начала ведения журнала (указывается сразу);
  • дата окончания ведения журнала;
  • индекс журнала (в организации каждому журналу или иному документы присваивается регистрационный индекс документа);
  • сведения о работнике, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала (эта информация может указываться на лицевой стороне журнала, на оборотной или на каждой странице документа).
Интересное:  Какие льготы положены если ты ветеран труда

Книга регистрации приказов по личному составу

Порядок учёта определяется постановлением Росархива, вышедшего в 2000 году, 6 сентября. Статья 358 назначает порядок ведения документации, затрагивающей распоряжения по персоналу. Отсутствие такой книги является нарушением правил, установленных трудовым законодательством.

В каждом структурном подразделении назначается сотрудник, в обязанности которого входит ведение соответствующего журнала с постановлениями для персонала. Он составляет дела, подшивает документы, заполняет все графы документов в соответствии с установленными порядками. Ему необходимо обрабатывать тексты самих приказов, чтобы правильно составить документы.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу — основные требования

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих – руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

Вы здесь

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Ссылка на основную публикацию